Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas membantu Sekretaris Kecamatan dalam melaksanakan pelayanan pendataan rencana program, tata usaha serta rumah tangga dan administrasi kepegawaian lingkup Kecamatan untuk mencapai ketata usahaan yang baik.
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi:
- penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha;
- penyiapan data bahanpenyusunan rencana program dan kegiatan Kecamatan;
- penyiapan data hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi program dan kegiatan Kecamatan;
- penyusunan data bahan pedoman dan petunjuk teknis perencanaan program dan kegiatan Kecamatan;
- pelaksanaan pelayanan tata usaha;
- penyusunan rencana kebutuhan, pengadaan dan pendistribusian barang perlengkapan Kecamatan;
- pemeliharaan, pengendalian dan pemanfaatan barang inventaris Kecamatan;
- penyelenggaraan tata laksana, pemeliharaan kebersihan, keindahan dan kenyamanan ruangan perkantoran Kecamatan;
- pengelolaan, pengolahan data, pengarsipan dokumen dan urusan administrasi kepegawaian Kecamatan;
- pengolahan data, pengarsipan dokumen dan urusan administrasi pegawai Kecamatan;
- penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan kegiatan.
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai uraian tugas:
- memimpin, mengatur dan mengendalikan tugas Sub Tata Usaha;
- melaksanakan koordinasi teknis dengan pejabat dan/atau unit kerja lainnya berkaitan dengan rencana pelaksanaan kegiatan;
- memberikan arahan dan memeriksa hasil kerja kepada bawahan s esuai dengan ketentuan yang berlaku;
- menyiapkan dan menyusun program kerja dan rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha;
- menghimpun, mengolah dan menyiapkan bahan program kerja dan rencana kegiatan Kecamatan berdasarkan data bahan dari unit kerja yang ada di lingkungan Kecamatan;
- melaksanakan inventarisasi, tabulasi dan statistik program kerja dan kegiatan serta hasil evaluasi pelaksanaan program kerja dan kegiatan Kecamatan;
- menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan (LAKIP) Kecamatan berdasarkan laporan Seksi dan Lurah;
- menghimpun setiap konsep Rekomendasi/Nota Pertimbangan/Surat Keterangan dan/atau jasa pelayanan publik lainnya yang disampaikan oleh Seksi terkait sebagai bahan koreksi Sekretaris Camat sebelum ditandatangani Camat;
- menghimpun bahan penyusunan mekanisme dan prosedur pelaksanaan pelayanan perizinan dan non perizinan dari Seksi terkait mengacu kepada peraturan yang berlaku;
- melaksanakan pengadaan, pendistribusian dan pengadministrasian naskah dinas serta perlengkapan kepada unit kerja yang membutuhkan sesuai dengan rencana pengadaan yang telah ditetapkan;
- melaksanakan pengolahan dan penataan arsip naskah dinas serta administrasi perjalanan dinas;
- menyusun data kebutuhan pegawai, bezetting pegawai, serta daftar urut kepangkatan;
- menyiapkan dan menyusun berkas kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun, pengembangan dan diklat pegawai, penerapan disiplin pegawai serta kesejahteraan pegawai;
- melaksanakan penomoran, pengagendaan dan penggandaan naskah dinas sesuai dengan pedoman tata naskah dinas Pemerintah Kota Bekasi;
- melaksanakan pengadaan, pengelolaan, pemeliharaan dan inventarisasi aset-aset baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak Kecamatan;
- menyiapkan perlengkapan kebutuhan rapat yang dilaksanakan oleh Kecamatan;
- mendistribusikan dan menyampaikan informasi, instruksi, nota dinas dan/atau surat-surat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pada seksi-seksi;
- melaksanakan pembinaan teknis pengelolaan administrasi Kepegawaian, pelaksanaan tata naskah dinas serta pengelolaan, pemeliharaan dan inventarisasi aset-aset baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak di Kelurahan;
- membuat buku kendali Rekomendasi/Nota Pertimbangan/Surat Keterangan, Izin dan/atau jasa pelayanan publik yang telah dikeluarkan Kecamatan;
- menghimpun laporan perizinan dan non perizinan yang dapat dan/atau tidak dapat diproses sesuai hasil rapat pembahasan teknis dari Seksi terkait;
- menghimpun bahan yang disiapkan Seksi terkait penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan Standar Pelayanan Minimal (SPM);
- memantau dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas rutin yang menjadi tanggung jawabnya;
- mengidentifikasi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan serta memberikan alternatif pemecahan masalah;
- menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris;
- mengevaluasi dan melaporkan serta mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Camat melalui Sekretaris;
- melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan wewenang bidang tugasnya.